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OBJETIVO

El presente Manual  tiene como objetivo garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información,  que sea utilizada por la Institución  o  que repose en sus bases de datos y archivos, de tal forma que se garantice el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas, conforme a lo establecido en  el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios.

Este  manual establece  los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales y fija las responsabilidades   en el manejo y tratamiento de los datos personales,  que reposen en su poder

ALCANCE

Las bases de datos a que se refiere el presente manual,   provienen de la información obtenida de pacientes potenciales, pacientes activos, pacientes que fueron atendidos en alguna oportunidad en la institución, proveedores y  personal que presta o haya prestado sus servicios en la IPS

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En desarrollo de la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan”,  se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes, en todo lo relacionado con la  recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, definidos acorde con los principios de  ley:  legalidad en materia de tratamiento de datos, veracidad o calidad, transparencia,  acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad

DERECHOS Y DEBERES

DERECHOS  DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, cuando estos sean  parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que  induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos expresamente exceptuados en la Ley.
  • Ser informado por la Institución, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando  no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Recibir la información solicitada por el titular, a través de cualquier  medio, incluyendo los electrónicos, en forma  gratuita y de fácil acceso, inclusive,  cuando quiera   suprimir los  datos o revocar la autorización.

DEBERES DE LA INSTITUCIÓN  COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Son deberes de la Institución, como responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes:

o   Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

o   Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular

o   Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

o   Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

o   Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento de la misma,  sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

o   Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado de su tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada

o   Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento

o   Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo que  estén autorizados

o   Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular

o   Tramitar las consultas y reclamos formulados

o   Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo

o   Informar   sobre el uso dado a sus datos al titular de la información

o   Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares

o   Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCESO DE AUTORIZACIÓN

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El titular de la información emitirá la AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, que la Institución tiene a su disposición.

La historia clínica no requiere de la autorización  para el tratamiento de datos personales, por cuanto su manejo se rige a través de los lineamientos de la Resolución 1995 de 1999, que establece que “La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley”

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, lo cual podrá realizarlo a través del correo electrónico gerencia@dermosaludcolomba.com

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

5.1 AVISO DE PRIVACIDAD

La Institución expone a través de su página WEB sus  políticas de tratamiento de información que le son  aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

El siguiente es el texto expuesto en la página institucional:

Disponemos de mecanismos que garantizan la protección, almacenamiento y buen uso de sus datos personales, por eso y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012  usted puede ejercer su derecho a conocerlos o suprimirlos diligenciando el formato de autorización o reclamación de tratamiento de datos personales, haciendo entrega del mismo en nuestra oficinas o a través del correo electrónico institucional gerencia@dermosaludcolomba.com

Consulte los formatos:

DERMOSALUD  ha recolectado datos personales de diversos titulares, en desarrollo de sus funciones, y respeta los principios contemplados en la ley: legalidad, finalidad, libertad, veracidad ,calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares podrán solicitar a través del correo electrónico, gerencia@dermosaludcolomba.com  la información personal que repose en cualquier base de datos y archivos de La Institución

las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo a través del correo electrónico gerencia@dermosaludcolomba.com

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a través de este correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: – El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. – Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. Así mismo la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del correo electrónico gerencia@dermosaludcolomba.com    y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. La Institución  tiene la obligación de rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados.

VIGENCIA                                                                                         

El presente manual  rige a partir del quince (20) de octubre  de 2016.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES       

Manifiesto, con la  firma del presente documento, del cual hago entrega física o remito por correo electrónico, que he sido informado(a)  por DERMOSALUD  que la información que he suministrado y de la cual soy su titular, será recolectada, usada y tratada conforme a la POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que DERMOSALUD tiene expuesta y que me ha dado a conocer..

He comprendido mis derechos como titular de los datos y los deberes y responsabilidades que DERMOSALUD ha adquirido al otorgarle el derecho al uso de mi información, garantizando  la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos.

Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, tratar mis datos personales de acuerdo con la POLITICA  declarada por DERMOSALUD, para fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales y comerciales.